Privacy en cookiebeleid

Inleiding

Welkom bij de Privacyverklaring van Proveca Limited, in dit document aangeduid als “Proveca”, “het Bedrijf” of “Wij”.

Proveca respecteert uw privacy en doet er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen.

Als we verwijzen naar “uw” persoonsgegevens, dan verwijzen we naar u persoonlijk en, indien van toepassing, naar alle personen die verbonden zijn aan uw bedrijf, zoals werknemers, consultants of andere personen die voor uw bedrijf werken, voor wie u ons verzoekt om gegevens te verwerken, bij het verlenen van onze diensten en wanneer u goederen of diensten aan ons levert.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het meest recente EU-kader voor privacy en gegevensbescherming, dat op 25 mei 2018 in werking is getreden. De AVG is omgezet in nationale wetgeving door middel van de Data Protection Act 2018 (wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, hierna: DPA).

Proveca Ltd is een farmaceutisch bedrijf dat gespecialiseerd is in het opsporen, ontwikkelen en in licentie geven van geneesmiddelen waarvan het octrooi is verlopen, en die zijn gericht op medische behoeften die nog niet voldoende zijn vervuld, waarbij de focus ligt op kindergeneeskunde. Wij accepteren dat we gegevensverwerker zijn, waarbij het in bepaalde gevallen gaat om bijzondere categorieën persoonsgegevens.

Wij stellen vast dat de verwerking van dergelijke persoonsgegevens van fundamenteel belang is voor de levering van onze diensten en verbinden ons ertoe de wetgeving inzake gegevensbescherming na te leven. Deze wetgeving vereist dat wij persoonsgegevens volgens de volgende principes verwerken:
 
Persoonsgegevens worden rechtmatig en op een eerlijke manier gebruikt;

1. Het gebruik, de opslag en de verwijdering van persoonsgegevens is transparant;
2. Persoonsgegevens worden verzameld voor geldige doeleinden die duidelijk aan u zijn uitgelegd en worden niet gebruikt voor andere doeleinden, die u niet kent;
3. Persoonsgegevens zijn juist en worden steeds geactualiseerd;
4. Persoonsgegevens worden veilig bewaard; en 
5. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is;
6. Wij zetten ons in voor naleving van de DPA en nemen onze verplichtingen serieus door deze in te bouwen in onze dagelijkse en strategische processen, waarvan u er een aantal in overweging wilt nemen wanneer u Proveca Ltd. beoordeelt vanuit het oogpunt van de DPA. 

Met wie kunt u contact opnemen

Dit Beleid bevat basisinformatie; mogelijk heeft u specifieke vragen of wilt u uw wettelijke rechten uitoefenen.

In het kader van de DPA kunt u de onderstaande contactgegevens gebruiken;

Volledige naam: Proveca Ltd.
Contactpersoon: Business Operations
Adres: Proveca Ltd, WeWork, One St Peter's Square, Manchester, M2 3DE
Telefoonnummer: +44 (0) 161 468 2627
E-mail: info@proveca.com

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onjuist hebben verzameld of verwerkt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de relevante instantie, het Information Commissioners Office (ICO) (www.ico.org.uk). Wij zouden echter graag de gelegenheid krijgen om uw zorgen weg te nemen; wij vragen u daarom vriendelijk om eerst contact met ons op te nemen. 

Wat zijn “Persoonsgegevens”?

Onder Persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een individu aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd. Gegevens waarbij de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens) vallen hier niet onder.

Bijzondere categorieën persoonsgegevens
 
Er zijn ook bijzondere categorieën persoonsgegevens zoals aangeduid in de DPA, waaronder informatie met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of soortgelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetica, biometrie (voor ID), lichamelijke of geestelijke gezondheid, seksleven of seksuele geaardheid en (al dan niet vermeende) criminele activiteiten, procedures, veroordelingen of vonnissen.

In het algemeen verzamelen wij geen Bijzondere Categorieën Persoonsgegevens over u, tenzij u een Sollicitant of een Werknemer bent. In dat geval is er een aparte Privacyverklaring voor Sollicitanten een Privacyverklaring voor Werknemers (zie het Personeelshandboek) beschikbaar.

Als klant, in het bijzonder iemand die toegang heeft tot onze Medische Informatiediensten, is het ook noodzakelijk om bepaalde Bijzondere Categorieën Persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken met betrekking tot personen die verbonden zijn met onze klanten, zoals patiënten en zorgverleners.

Het verzamelen en verwerken van deze gegevens is beperkt tot het verstrekken van Medische Informatiediensten aan onze klanten en het naleven van onze verplichtingen jegens hen.

Wanneer verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens

Wij kunnen op verschillende manieren persoonsgegevens verzamelen en verwerken. De belangrijkste manieren worden hieronder genoemd en dit zijn voorbeelden, maar dit is mogelijk geen volledige lijst.

Wanneer u:

• Direct interactie met ons heeft tijdens een telefoongesprek, persoonlijk gesprek, netwerkevenement, lunchbijeenkomst, conferentie, enz.
• Onze website of socialemediakanalen bezoekt;
• Onze app gebruikt;
• Een van onze evenementen of seminars bijwoont;
• Een Health Care Professional (professionele zorgverlener, hierna: HCP) Services Contract (dienstenovereenkomst) met ons sluit;
• Een potentiële klant wordt;
• Klant wordt;
• Solliciteert naar werkervaring of een baan bij ons;
• Werknemer wordt;
• Met ons samenwerkt in een zakelijke relatie, zoals een consultant, verwijzer of soortgelijk, leverancier of een andere derde partij.

Juistheid van de gegevens

Bij de naleving van onze verplichtingen op grond van de DPA is het belangrijk dat de persoonsgegevens die wij van u hebben, juist en up-to-date zijn. Houd ons daarom op de hoogte van eventuele wijzigingen, zodat wij onze gegevens kunnen bijwerken en onze uiterst belangrijke relatie met u kunnen onderhouden.
 
Soorten gegevens die wij verzamelen
Tijdens onze relatie met u kunnen wij verschillende persoonsgegevens over u verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen.

Wij hebben geprobeerd deze gegevens te groeperen, maar mogelijk is dit niet volledig.

Soort gegevens: Omvat
Account: Het product dat u van Proveca koopt en de gedane betalingen inclusief transacties.
Contactpersoon: Adressen, e-mail, sociale media, telefoonnummers.
Financieel: Bankrekeningen, wachtwoorden voor toegang tot bankrekeningen en financiële softwarepakketten, creditcards of andere betalingsmethoden, financiële, bedragen en/of waarde van bedragen die aan HCP’s zijn betaald, salaris- en andere loonadministratie.
Identiteitsgegevens: Voornamen, achternaam, meisjesnaam, gebruikersnamen, burgerlijke staat, titel, geboortedatum, geslacht, identiteitsbewijs met foto, nationale verzekeringsnummers, paspoortgegevens, rijbewijsgegevens, gegevens over uw medische specialiteit en rol (indien relevant) en andere bijzondere categorieën persoonsgegevens.
Profiel: Gebruikersnaam en wachtwoorden.
Technisch: Uw IP-adres en informatie over de technologie op de apparaten die u gebruikt wanneer u onze website of socialemediaplatforms bezoekt. 
Gebruik: Hoe u onze doseerapp en de doseercalculator op de website gebruikt.

Cookiegebruik:

Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw computer (of ander elektronisch apparaat) wordt geplaatst wanneer u onze website gebruikt. Wij gebruiken cookies op onze website.

Deze website maakt gebruik van een cookiecontrolesysteem waarmee u bij elk bezoek aan de website het gebruik van cookies op uw computer/apparaat kunt toestaan of weigeren. Dit voldoet aan de recente wettelijke vereisten voor websites om expliciete toestemming van gebruikers te verkrijgen.

Wij kunnen bijvoorbeeld bijhouden hoe vaak u de website bezoekt, welke pagina's u bezoekt, verkeersgegevens, locatiegegevens en de domeinnaam van de internetprovider van waaruit de gebruiker de website bezoekt, om de ervaring van de gebruiker tijdens zijn bezoek aan de website te verbeteren en beter te begrijpen hoe u de website gebruikt. Deze informatie helpt ons om een profiel van onze gebruikers op te bouwen. Sommige van deze gegevens zijn verzameld of statistisch. Dit betekent dat wij u niet individueel kunnen identificeren.

U kunt uw browser instellen om geen cookies te accepteren en op de onderstaande websites kunt u vinden hoe u cookies uit uw browser kunt verwijderen.

Hieronder vindt u een gedetailleerde lijst van de cookies die wij gebruiken:
 
Google Analytics

G-D3RXK0T4EX 
595568410

Avia – Slaat de toestemmingskeuzes voor cookies van gebruikers op

aviaCookieConsent aviaPrivacyEssentialCookiesEnabled aviaPrivacyMustOptinSetting aviaPrivacyRefuseCookiesHideBar

Andere cookies
hcp_check
Slaat op of een gebruiker een site-specifiek bericht heeft gezien (bijv. pop-up HCP-controle)

PHPSESSID
Identifier voor algemene doeleinden die gebruikt wordt om gebruikerssessievariabelen bij te houden.

Het niet verstrekken van persoonsgegevens 

Wanneer wij persoonsgegevens moeten verzamelen volgens de wet of volgens de voorwaarden van een overeenkomst die wij met u hebben, en u verzuimt om de gegevens te verstrekken wanneer daarom wordt gevraagd, dan is het mogelijk dat wij de overeenkomst niet kunnen uitvoeren.

In dergelijke gevallen is het mogelijk dat wij, na alle mogelijkheden te hebben uitgeput, niet kunnen beginnen met het leveren van diensten of dat we de diensten annuleren, maar dit zal alleen gebeuren na een formele kennisgeving met de mogelijkheid om de zaak recht te zetten.

Reden waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken en uw toestemming

Wij gebruiken uw Persoonsgegevens alleen op rechtmatige wijze en meestal wanneer wij de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan, moeten uitvoeren, wanneer wij moeten voldoen aan een verplichting op grond van wet- of regelgeving of wanneer dit noodzakelijk is op grond van onze legitieme bedrijfsbelangen (en uw belangen niet zwaarder wegen dan die van ons).

Als u een HCP bent en u als onderdeel van uw HCP Services Contract toestemming heeft gegeven en ons Disclosure Form (openbaarmakingsformulier) heeft ondertekend, zullen wij bepaalde persoonsgegevens openbaar maken om te voldoen aan de ABPI Code of Practice.

Behalve bij HCP’s baseren wij ons niet op toestemming als rechtsgrondslag voor het verwerken van uw Persoonsgegevens.

Marketing
 
Over het algemeen delen wij uw persoonsgegevens niet met andere bedrijven voor marketingdoeleinden, maar in het ongebruikelijke geval dat wij dat wel doen, zullen wij hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming vragen.

Openbaarmaking van uw persoonsgegevens

Het is mogelijk dat wij uw Persoonsgegevens moeten delen om onze diensten te kunnen leveren. Het gaat onder meer om de volgende partijen, maar deze lijst is niet volledig:

• Service- en softwareleveranciers zoals Microsoft 365 (CRM), Pension Portals, Summ.it, Drug Safety Solutions Limited (DSSL), ProPharma (PPG), Regenold, etc die als verwerkers optreden;
• Professionele Adviseurs die optreden als verwerkers, waaronder advocaten, verzekeringsmakelaars, belastingspecialisten, accountants, verzekeraars, bedrijfsadviseurs, wervingsbureaus, banken en verzekeraars, die advies-, bank-, juridische, verzekerings- en boekhoudkundige diensten verlenen;
• HM Revenue & Customs (Britse belastingdienst en douane), Europees Geneesmiddelenbureau, ABPI (Association of the British Pharmaceutical Industry (and Disclosure VK) (vereniging van de Britse farmaceutische industrie), Medicines and Healthcare products Regulatory Agency (toezichthouder voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten, MHRA), regelgevende instanties, instanties ter bestrijding van witwassen van geld en andere autoriteiten die rapportage van verwerkingsactiviteiten verlangen;
• Externe leveranciers van marketingdiensten of diensten voor het boeken van evenementen, zoals Mailchimp, Surveymonkey, Doodle, Google of vergelijkbare diensten;

Wij eisen van alle derden dat zij de beveiliging van Persoonsgegevens respecteren en deze behandelen in overeenstemming met de Wet. Wij staan onze externe dienstverleners niet toe om uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken en geven hen alleen toestemming om deze te verwerken voor de gespecificeerde doeleinden en in overeenstemming met onze strikte instructies.

Wij streven ernaar te waarborgen dat alle door ons gekozen externe leveranciers voldoen aan de DPA of gelijkwaardige wetgeving.

Gegevensoverdracht buiten de EER

Wij zijn gevestigd in het Verenigd Koninkrijk en dragen uw persoonsgegevens niet over buiten de EER, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.

Als wij dit wel doen, zullen wij ervoor zorgen dat er geschikte waarborgen zijn, door middel van expliciete contractuele afspraken, om te waarborgen dat de dienstverlener voldoet aan de DPA of gelijkwaardige wetgeving.

Gegevensbeveiliging
Ons ICT-team neemt passende beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, op een ongeautoriseerde manier gebruikt worden of toegankelijk zijn, gewijzigd of openbaar gemaakt worden.
Wij werken alleen met een leverancier van ons cloudsysteem die voldoet aan de DPA, zoals Microsoft 365, Dropbox en Amazon, wanneer gegevens worden bewaard op de systemen van onze cloudleverancier.

Bovendien houden onze interne controles in dat wij de toegang tot uw persoonsgegevens beperken tot werknemers, vertegenwoordigers, contractanten en andere derden op een “need-to-know” basis.

Als zij uw persoonsgegevens verwerken als onderdeel van hun functie, hebben zij een geheimhoudingsplicht.

Datalekken

In geval van een vermoedelijk of daadwerkelijk datalek, zullen wij ervoor zorgen dat de juiste procedures worden gevolgd.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren uw Persoonsgegevens, en die van personen die aan ons bedrijf verbonden zijn, slechts zolang als nodig is om onze overeenkomst met u na te leven of om te voldoen aan commerciële en marketing-, juridische, boekhoudkundige, medische of regelgevende vereisten.

Wij beoordelen de bewaartermijn van persoonsgegevens per geval; onze minimale bewaartermijnen voor het bewaren van persoonsgegevens zijn echter:

• Gedurende de gehele periode dat u klant bij ons bent of een zakelijke relatie met ons heeft, of als dit wettelijk verplicht is;
• Gedurende twee jaar nadat u geen klant meer bent of geen zakelijke relatie meer met ons heeft gehad. In dat geval worden alle persoonsgegevens verwijderd, met uitzondering van basisinformatie zoals de naam van de klant, de gebruikte diensten, de naam en contactgegevens van de belangrijkste contactpersoon en alle relevante informatie waarvan wij denken dat deze in de toekomst van wederzijds voordeel kan zijn;
• Gedurende 6 jaar plus het huidige jaar in het geval van financiële of looninformatie;
• Voor HCP's 5 jaar na het einde van het jaar waarin we voor het laatst met een bepaalde HCP hebben gewerkt of, als dat eerder is, totdat de HCP verzoekt om verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens. (Let op:
  wanneer persoonlijke informatie eenmaal openbaar is gemaakt, dan vereist de ABPI dat deze informatie tot 3 jaar na de datum van openbaarmaking openbaar blijft).

In het geval van marketing en communicatie zullen wij uw persoonsgegevens voor onbepaalde tijd bewaren en verwerken totdat u zich afmeldt.

In sommige gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens anonimiseren zodat ze niet langer met u in verband kunnen worden gebracht, voor onderzoeks- of statistische doeleinden. Wij kunnen deze informatie voor onbepaalde tijd gebruiken zonder u daarvan verder op de hoogte te stellen.

Uw wettelijke rechten

De DPA geeft personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt de volgende rechten:

1. Het recht om geïnformeerd te worden
2. Het recht op toegang
3. Het recht op rectificatie
4. Het recht op wissen
5. Het recht op beperking van de verwerking
6. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
7. Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking
8. Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (Wij voeren geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering uit)

Hoe kunt u ons bereiken?

De DPA geeft personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt de volgende rechten:

U kunt een kopie aanvragen van de informatie die wij over u bewaren (dit staat bekend als een verzoek om toegang). Als u een kopie van bepaalde of alle informatie wilt, kunt u het volgende doen:

• schrijf ons: FAO Business Operations, Proveca Ltd, WeWork, One St Peter's Square, Manchester, M2 3DE
• stuur ons een bewijs van uw identiteit (een kopie van uw rijbewijs of paspoort); en
• laat ons weten welke informatie u wenst te ontvangen.

Het recht op correctie van eventuele fouten in uw gegevens

U kunt ons vragen om eventuele fouten in uw gegevens die wij bewaren kosteloos te corrigeren. Als u dit wilt vragen, dan kunt u het volgende doen:

• stuur ons een e-mail of schrijf ons een brief (zie: ‘Hoe kunt u ons bereiken?’ hieronder)
• stuur ons voldoende informatie zodat wij uw identiteit kunnen vaststellen
• laat ons weten welke informatie onjuist is en waardoor deze vervangen moet worden. 
  Het recht om uw gegevens uit onze administratie te verwijderen of het gebruik van uw gegevens te beperken.

U kunt ons vragen om geen contact meer met u op te nemen voor bepaalde doeleinden of om uw gegevens volledig uit onze administratie te verwijderen. Er kan een wettelijke reden zijn waarom wij uw persoonsgegevens moeten bewaren. In dat geval zullen wij uw persoonsgegevens vernietigen zodra wij daartoe wettelijk gerechtigd zijn. Als u wilt dat wij geen contact meer met u opnemen met informatie over onze diensten, dan kunt u het volgende doen:

• stuur ons een e-mail of schrijf ons een brief (zie: ‘Hoe kunt u ons bereiken?’ hieronder)
• laat ons weten met welke wijze van contact u niet tevreden bent als u niet tevreden bent met bepaalde manieren om contact met u op te nemen (u kunt er bijvoorbeeld mee instemmen dat wij per e-mail contact met u opnemen, maar niet per telefoon)

Het recht om een klacht in te dienen bij de Toezichthoudende Instantie

Als u zorgen of klachten heeft over de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, dan hopen wij dat u ons daar rechtstreeks op attent maakt (zie de Contactgegevens hieronder). Als u nog steeds niet tevreden bent, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Information Commissioners Office (ICO). Dit is de toezichthoudende instantie in het Verenigd Koninkrijk. De contactgegevens en de procedure van deze instantie kunt u vinden op www.ico.gov.uk.

Hoe kunt u ons bereiken?

Neem alstublieft contact op via info@proveca.com als u vragen heeft over dit privacybeleid of de informatie die wij over u hebben.

Als u over een ander onderwerp contact met ons wilt opnemen, gebruik dan ons online formulier of stuur een brief naar Proveca Ltd, WeWork, One St Peter's Square, Manchester, M2 3DE.

Wijzigingen in ons privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen en wij zullen er alles aan doen om de DPA te blijven naleven. U dient dit beleid van tijd tot tijd te controleren om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de meest recente versie die van toepassing is telkens wanneer u deze website bezoekt of gebruik maakt van onze diensten.